Domiciliation de siège social
La domiciliation d'une entreprise correspond à son adresse administrative et fiscale. Elle déterminera notamment sa nationalité et son domicile juridique (centre des impôts, tribunal de commerce, caisses sociales... de rattachement) et figurera sur l'ensemble des documents de la société (facture, devis, contrat, etc...), au premier rang desquels les statuts de la société et son extrait Kbis.
L'article L123-11 du Code de commerce dispose que « Toute personne morale demandant son immatriculation au registre du commerce et des sociétés doit justifier de la jouissance du ou des locaux où elle installe, seule ou avec d'autres, le siège de l'entreprise (...) ».
Cela signifie donc qu'il y a une obligation de choisir une adresse de domiciliation dès la création de la société, afin que le greffe du tribunal de commerce puisse procéder à son immatriculation.
Le choix de l'adresse de domiciliation du siège de votre entreprise est un élément stratégique aussi bien pour ses impacts fiscaux que pour sa contribution à l'image de votre entreprise. Trois options s'offrent à vous pour installer votre siège social :
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A l'adresse personnelle du représentant légal de la société
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A l'adresse d'une société de domiciliation commerciale (domiciliataire)
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A l'adresse d'un bail commercial ou professionnel
Contrat de domiciliation commerciale et de prestations de services
Contrat de domiciliation postale avec un particulier
Réexpédition du courrier par voie postale
La réexpédition du courrier peut être prévue ou non à la souscription du contrat de domiciliation, elle sera facturée selon la fréquence de réexpédition choisie par le bénéficiaire. Le choix des options dépend ainsi, de la quantité du courrier ou des colis à gérer. Si l’entrepreneur a des consignes particulières concernant l’organisation de son courrier ou de ses colis, le service de gestion se chargera de les respecter à la lettre. Au cas où le destinataire déménage, la procédure est simple. Il suffit d’indiquer la nouvelle adresse de réexpédition et le courrier y sera envoyé comme auparavant.
Réception du courrier et de colis et mise à disposition sur place
S.A.P peut aussi être uniquement chargée de la réception du courrier et/ou des colis. L’entreprise récupère son courrier sur place aux horaires d’ouverture Dans ce cas, dès la réception d’un courrier recommandé ou lettre suivie, elle notifie l’arrivée du courrier à son destinataire par un message et le conserve jusqu’à sa récupération.
Mise à disposition du courrier et documents sur votre espace
Pour les adhérents, S.AP vous propose de mettre à disposition votre courrier et vos documents sur votre espace client du site. De son côté, le client peut consulter ses courriers en ligne et même les télécharger. Contrairement au service de réexpédition qui fait parvenir le courrier à raison d’un envoi par semaine, la numérisation permet de vérifier le courrier à tout moment afin de ne pas passer à côté des informations importantes.
Installer le siège de sa société auprès d'une société de domiciliation commerciale
Une société de domiciliation commerciale est un prestataire de service disposant d'un agrément préfectoral qui met à disposition une ou plusieurs adresses où vous pouvez domicilier administrativement et fiscalement le siège de votre société.
Les obligations des sociétés de domiciliation commerciales sont définies aux articles L123-11-2 et suivants du Code de commerce.
Lors de la souscription d'un contrat de domiciliation commerciale, vous sera impérativement remis un contrat, d'une durée initiale qui ne peut être inférieure à 3 mois. A l'endroit de ce contrat, l'article Article R123-168 du Code de commerce impose au domiciliataire (la société de domiciliation) d'être effectivement immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) ainsi que de détenir un dossier administratif à jour concernant les sociétés qu'il domicilie. Ce même article impose au client domicilié de « prend(re) l'engagement d'utiliser effectivement et exclusivement les locaux, soit comme siège de l'entreprise, soit, si le siège est situé à l'étranger, comme agence, succursale ou représentation. Elle se déclare tenue d'informer le domiciliataire de toute modification concernant son activité. »
Ce contrat doit expressément indiquer le numéro d'agrément préfectoral, numéro qui sera vérifié par les services du Greffe du tribunal de commerce lors de l'immatriculation de votre société, selon les dispositions de l'article Article R123-167 du Code de commerce.
Ce contrat est renouvelable par tacite reconduction tant que votre société conserve cette adresse pour siège social.
La société de domiciliation commerciale assure la réception et la gestion de votre courrier selon les modalités définies dans votre contrat.
Obligation du domiciliataire
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Immatriculation au RCS, durant l'occupation des locaux (condition non requise si le domiciliataire est une personne morale française de droit public ou une association regroupant des personnes morales françaises de droit public).
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Mise à disposition de la personne domiciliée des locaux dotés d'une pièce propre à assurer la confidentialité nécessaire et à permettre une réunion régulière des organes chargés de la direction, de l'administration ou de la surveillance de l'entreprise ainsi que la tenue, la conservation et la consultation des livres, registres et documents prescrits par les lois et règlements.
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Information du greffier du tribunal, à l'expiration du contrat ou en cas de résiliation anticipée de celui-ci, de la cessation de la domiciliation de l'entreprise dans ses locaux.
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Lorsque la personne domiciliée dans ses locaux n'a pas pris connaissance de son courrier depuis trois mois, information également du greffier du tribunal de commerce ou la chambre des métiers et de l'artisanat.
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Communication aux huissiers de justice munis d'un titre exécutoire des renseignements propres à permettre de joindre la personne domiciliée.
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Fourniture, chaque trimestre, au centre des impôts et aux organismes de recouvrement des cotisations et contributions de Sécurité sociale compétents d’une liste des personnes qui se sont domiciliées dans ses locaux au cours de cette période ou qui ont mis fin à leur domiciliation ainsi que chaque année, avant le 15 janvier, d’une liste des personnes domiciliées au 1er janvier.
Obligation de la société domiciliée
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Utilisation effective et exclusive des locaux, soit comme siège de l'entreprise, soit, si le siège est situé à l'étranger, comme agence, succursale ou représentation.
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Information du domiciliataire de toute modification concernant son activité.
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Déclaration, s'agissant d'une personne physique, de tout changement de son domicile personnel ou, s'agissant d'une personne morale, de tout changement relatif à sa forme juridique et à son objet, ainsi qu'au nom et au domicile personnel des personnes ayant le pouvoir de l'engager à titre habituel.
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Mandat au domiciliataire qui l'accepte de recevoir en son nom toute notification.
Exception : Les sociétés et leurs filiales qui installent leur siège dans le même local dont l'une à la jouissance ne sont pas tenues de conclure entre elles un contrat de domiciliation.
S.A.P - Domiciliation d'entreprises et secrétariat
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